Kako preuzeti sve e-adrese s poslužitelja u programu Outlook?

Outlook je primarno sučelje za slanje e-pošte za korisnike sustava Microsoft Exchange Server. Sinhronizira se s poslužiteljem za brzo i jednostavno dohvaćanje i slanje e-pošte. Nije važno je li vaš klijent e-pošte Outlook.com, Hotmail ili čak treća strana poput Gmaila, lako možete postaviti svoj račun i početi slati sve te radne e-poruke.

Budući da su to vaše e-adrese, vi biste, naravno, željeli mogućnost da ih otvorite u bilo kojem trenutku. Možete se osloniti na to da Outlook prikazuje bilo koju e-poštu koja vam treba, bez obzira na to koliko je mjeseci prošlo otkad ste je napisali. Ili možete? Kako se pokazalo, stvari nisu tako jednostavne. Outlook prema zadanim postavkama ne prikazuje sve: većina vaših e-adresa ostaje na Microsoft Exchange Serveru, dok vam je samo dio dostupan u programu Outlook.

Ako upotrebljavate Outlook 2019, 2016, 2013 ili Outlook za Office 365, ne možete dobiti trenutni pristup starijim e-porukama bez promjene postavke pristigle pošte. Iako se vaša e-pošta zauvijek čuva na poslužitelju, ako želite, možda ćete očekivati ​​pogodnost posjedovanja lokalne kopije. Međutim, način postavljanja programa Outlook preuzima do 12 mjeseci vaše e-pošte na vaš lokalni disk. Ako trebate pročitati e-poštu stariju od ovog datuma, morat ćete poduzeti odgovarajuće mjere da prisilite Outlook da ih preuzme s poslužitelja.

Zašto Outlook ima ograničenje za preuzimanje e-pošte?

Možda se pitate zašto je situacija takva. To je zato što Microsoft Office vrši neke inteligentne postavke kada se instalira na vaš sustav. Provjerava sav vaš hardver i vrši potrebne prilagodbe kako bi se omogućio optimalan rad programa na sustavu. S obzirom na e-poštu programa Outlook i poduzeća, provjere na vašem hardveru koriste se za postavljanje parametara preuzimanja.

Jasno je da pokušava pomoći, ali program može postati upadljiv. Nakon provjere tvrdog diska kako bi provjerio koliko je prostora ostalo, on automatski prilagođava vremensko ograničenje koje određuje koliko se vaših e-adresa zadržava lokalno. Što je više prostora na disku dostupno, preuzima se više mjeseci e-pošte. Izračun se vrši prema sljedećoj formuli:

• Ako je slobodni prostor na disku do 64 gigabajta, do 12 mjeseci e-pošte automatski se preuzimaju na vaše računalo.
• Ako se slobodni prostor na disku nalazi između 32 gigabajta i 64 gigabajta (ne uključujući niti jedan broj), tromjesečna e-pošta automatski se preuzima na vaše računalo.
• Ako je količina slobodnog prostora na disku manja od 32 gigabajta, u lokalnoj pohrani računala zadržavaju se samo mjesečne poruke e-pošte.

Možda se pitate u čemu je frka i zašto postavku nije bilo moguće jednostavno postaviti na 'preuzimanje svih e-adresa' ili nešto slično. Zapravo, suprotno uvriježenom mišljenju, e-adrese mogu zauzeti puno prostora za pohranu. Oni koji vode zauzet život opterećen e-poštom često otkriju da su ogromnu količinu prostora zauzele i poslane i primljene e-poruke. Ako ne nadgledate upotrebu diska, možda ćete se probuditi i ustanoviti da je vaša poslovna korespondencija progutala sav vaš prostor.

To zna i Microsoft. Zbog toga je Office dizajniran za automatsko podešavanje parametara pohrane, poput zadanog ograničenja lokalnog prostora za pohranu e-pošte za Outlook. Obično je to u redu; šanse su da nemate previše potrebe za e-mailovima prošlih godina. Štoviše, bez obzira na postavku, i dalje dobivate lokalni pristup svojim zadacima, sastancima u kalendaru i kontaktima.

Imajte na umu da učinkovitost ove postavke ovisi o vrsti klijenta e-pošte koji koristite. Ako koristite jednog od Microsoftovih domaćih davatelja usluga e-pošte, poput Hotmail, Outlook ili 0365, postavka utječe na to koliko je e-adresa dostupno lokalno. Isti se princip odnosi na većinu popularnih poslovnih usluga e-pošte u blizini. Međutim, ako slučajno koristite javnog davatelja usluga kao što su Gmail, Yandex ili Yahoo, nećete se brinuti jer postavka neće imati učinka. Sve će vaše e-adrese na Microsoft Exchange Serveru imati lokalnu kopiju pohranjenu u internoj pohrani vašeg računala.

Kako natjerati Outlook da preuzme svu e-poštu s poslužitelja

Ovdje se poslužitelj prirodno odnosi na Microsoft Exchange Server. Dok neke tvrtke kupuju licencu za hostiranje Exchange poslužitelja u prostorijama, druge se obraćaju trećem dobavljaču Exchange-a-kao-usluge poslužitelja. Povećava se i popularnost Exchangea Interneta, verzije usluge u oblaku koju hostira sam Microsoft.

Bez obzira na način korištenja Exchangea, njegova glavna funkcija ostaje ista: agent za prijenos poruka koji šalje e-poštu između računala. Poruke se čitaju s oba kraja pomoću klijenta e-pošte, u ovom slučaju Outlook.

U osnovi, pomoću Exchangea, sva e-pošta koju ste ikad poslali i primili neprestano se pohranjuje na Exchange Server. Naravno, vječno zadržavanje vaših e-adresa ovisi o stvarima poput ograničenja pohrane u oblaku za pojedinačne račune i kontinuirane upotrebe računa. Poanta ostaje u tome da u normalnim okolnostima i dalje možete vidjeti svoje e-adrese, uključujući stvarno stare, čak i ako nisu pohranjene na vašem računalu.

Pa, što možeš učiniti preuzeti svu e-poštu s poslužitelja u Outlook? Ako želite pregledati sve svoje e-adrese u programu Outlook, postoje dva načina.

Metoda 1: Upotrijebite vezu 'Više' u programu Outlook

Outlook za Office nudi jednostavan način za povećanje broja e-adresa prikazanih u mapi. Pod pretpostavkom da dugo održavate račun ili imate dugu povijest e-pošte, aplikacija će obično prikazivati ​​samo najnovije e-poruke. Ali možeš prisiliti Outlook da preuzme sve IMAP e-adrese - ili ih barem prikazati.

Kada se nalazite u mapi poput Inbox ili Sent u programu Outlook i pomaknete se prema dolje, uskoro ćete doći do kraja prikazanih e-adresa. Tamo ćete vidjeti poruku koja vas obavještava da možete kliknuti vezu da biste vidjeli više poruka:

U ovoj je mapi na poslužitelju više stavki

Kliknite ovdje da biste pogledali više e-adresa na Microsoft Exchangeu

Jednom kada kliknete vezu 'Kliknite ovdje da biste pogledali više e-adresa na Microsoft Exchangeu', Outlook će preuzeti ostatak e-pošte za tu mapu na vaše računalo. To radi samo ako imate internetsku vezu. Osim toga, preuzimaju se samo e-adrese za određenu mapu. Dakle, ako se nalazite u mapi Poslano, dobit ćete samo sve poruke e-pošte koje ste ikada poslali.

Ovo načelo vrijedi ako pretražujete poštanski sandučić. Kada upišete upit za pretraživanje i prikazuju se rezultati, ako postoji puno e-adresa koje se podudaraju s pojmom za pretraživanje, na dnu stranice s rezultatima možete vidjeti sljedeće:

Prikazuju se nedavni rezultati ...

Više

Klikom na vezu Više preuzima se ostatak e-adresa koje se podudaraju s vašim upitom za pretraživanje.

Ako želite brzo vidjeti sve svoje e-adrese u određenoj mapi, možete se prijaviti na svoj račun putem web aplikacije za Outlook. To vas vodi do sučelja Microsoft Exchange poslužitelja za vaš račun i možete vidjeti sve tamo pohranjene.

2. način: Promijenite postavku 'Pošta da ostane izvan mreže' u programu Outlook

Ovo je postavka koja određuje koliko mjeseci Outlook ima e-pošte na vašem računalu. Imajte na umu da ovo funkcionira samo kada koristite Microsoftov klijent e-pošte ili priznatog pružatelja usluga poslovne e-pošte. Možete čak i povećati broj sačuvanih mailova ili ga smanjiti. Također možete reći Outlook da lokalno sprema svaku vašu e-poštu.

Prema Microsoftu:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 i Outlook za Office 365 pružaju mogućnosti 1, 3, 6, 12 ili 24 mjeseca ili Sve. Outlook 2019, Outlook 2016 i Outlook za Office 365 pružaju dodatne mogućnosti od 3 dana, 1 tjedan i 2 tjedna.

Bez daljnjega, evo što trebate učiniti:

• Pokrenite program Outlook.
• Krenite na karticu Datoteka.
• Odaberite padajuću opciju Postavke računa.
• Kada se opcija proširi, odaberite Postavke računa.
• U prozoru Postavke računa odaberite karticu E-pošta.
• Ako u programu Outlook imate više računa, oni će biti prikazani ovdje. Odaberite onu čije postavke želite prilagoditi, a zatim kliknite gumb Promijeni.
• Prikazuje se dijaloški okvir Promjena računa. Obavezno označite potvrdni okvir Koristi način predmemorirane razmjene.
• Pomaknite klizač 'Mail to offline' na željeni broj godina, mjeseci, dana ili tjedana. (Ako je klizač zasivljen, možda vam je administrator blokirao promjenu postavke.)
• Pritisnite gumb Dalje.
• Pojavit će se skočni prozor koji traži da potvrdite promjenu konfiguracije. Kliknite U redu.
• Kliknite Završi i ponovo pokrenite Outlook.

Uskoro biste trebali vidjeti poruku koja vas obavještava da su 'vaše mape ažurirane' na dnu programa Outlook. To se pojavljuje tek nakon što je Outlook završio preuzimanje svih vaših poruka s Microsoft Exchange poslužitelja.

Odaberite opciju Sve samo ako ima dovoljno prostora za pohranu. Vaše postavke trebaju odgovarati količini prostora na disku. Ako odaberete opciju za preuzimanje svih e-adresa na disk s ograničenim prostorom, problemi su neizbježni. Preporučujemo da prvo izbrišete sve neželjene stavke iz spremišta kako biste oslobodili više prostora.

Prirodno, možda će vam biti teško odlučiti što ukloniti iz vaše pohrane, pa smo ovdje da vam pomognemo. Jeste li znali da osim očiglednih datoteka na vašem sustavu postoje i bezvrijedne datoteke koje nemaju nikakvu svrhu osim napuhavanja vaše pohrane? Naravno, htjeli biste ih se riješiti, ali možda je problem pronaći njihovo mjesto.

Da biste riješili ovu zagonetku, preporučujemo da preuzmete BoostSpeed. Ovaj je softver dizajniran za uklanjanje svih vrsta smeća s računala, poput nepotrebnih sistemskih i korisničkih privremenih datoteka, predmemorije web preglednika, neiskorištenih dnevnika pogrešaka, preostalih datoteka Windows Update, nepotrebne predmemorije Microsoft Officea i još mnogo toga. Nakon skeniranja primijetit ćete dodatne gigabajte povratnog prostora na disku. Kao bonus, BoostSpeed ​​pronalazi i uklanja sve uzroke usporavanja sustava, osiguravajući da vaše računalo radi bolje i stabilnije nego prije.